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FAQ zur elektronischen Patientenakte und zum ePA Konnektorupgrade

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist Teil der Telematikinfrastruktur (TI) und unterstützt Patientinnen und Patienten dabei, ihren Ärzten und Psychotherapeuten medizinisch relevante Gesundheitsdaten wie Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte, etc. zur Verfügung zu stellen. Die ePA wird sektorenübergreifend zur Verfügung stehen und wird so die beteiligten Akteure im Gesundheitswesen vernetzen und einen sicheren und schnellen Datenaustausch ermöglichen. Seit Januar 2021 müssen alle gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten eine ePA als App anbieten.

Ich pflege bereits in meinem Arztinformationssystem Patientenakten. Was unterscheidet diese Akten von der neuen elektronischen Patientenakte?

In den lokalen Patientenakten, die Sie in Ihrem Arzt- oder Zahnarztinformationssystem führen, dokumentierten Sie die gesamten medizinischen Daten, die Sie selbst zu Ihrem Patienten erhoben oder von Kollegen erhalten haben. Einsicht in die von Kolleginnen und Kollegen erhobenen Daten erhalten Sie jedoch nur sporadisch. Genau diese fehlenden Daten können aber Daten sein, die Sie bei Diagnostik und Therapie bedeutend unterstützen können.


Die elektronische Patientenakte (ePA) soll diese Informationslücke künftig schließen. Die ePA wird den Patienten von ihrer gesetzlichen Versicherung kostenlos als App zur Verfügung gestellt und kann auf mobilen Endgeräten, wie zum Beispiel dem eigenen Smartphone oder einem Tablet, installiert werden.


Der Hersteller Ihrer Arzt- oder Zahnarztsoftware wird Ihnen ein Modul anbieten, über das Sie diese ePA – mit Zustimmung Ihres Patienten – einsehen und nach den üblichen Dokumentationsschritten in Ihrem eigenen Praxissystem aus diesem per Knopfdruck befüllen können.

Muss ich die ePA in meiner Praxis anbieten?

Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten sind gesetzlich dazu verpflichtet, bis zum 30. Juni 2021 die erforderliche Ausstattung für den Zugriff auf die ePA in ihren Praxen vorzuhalten und dies gegenüber ihrer Standesvertretung nachzuweisen (§ 341 Absatz 6 SGB V). Andernfalls droht eine Kürzung der Vergütung vertrags(zahn)ärztlicher Leistungen um 1%. Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten sind zudem verpflichtet, auf Wunsch des Patienten Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA zu übermitteln (§ 346 Absatz 1 und Absatz 3 SGB V).


Beachten Sie hierbei bitte folgenden aktuellen und wichtigen Hinweis hinsichtlich einer Übergangsregelung:


Das dritte Quartal wird voraussichtlich als Übergangsphase definiert. Noch vor dem 01.07.2021 sind nach der aktuellen Sprachregelung demnach die notwendigen Komponenten zu bestellen, der Rollout (Inbetriebnahme) ist in Q3 umzusetzen. Praxen, die dann die Voraussetzung für die Teilnahme an der ePA noch nicht geschaffen haben, droht eine Honorarkürzung des vertragsärztlichen Honorars i.H.v. 1%. Diese Angaben sind aktuell noch ohne Gewähr. Bitte entnehmen Sie aktuelle Informationen den Praxisnachrichten der KBV (https://www.kbv.de/html/service_fuer_die_praxis.php) oder unserer
Website www.cgm.com/ti-support

Ist die ePA für den Patienten Pflicht?

Nein, für Patienten ist die ePA freiwillig. Ohne die Einwilligung des Patienten können weder Daten in der ePA gespeichert noch ausgelesen werden.

Was muss ich als Praxis tun, um an der ePA teilnehmen zu können?

Ab Juli 2021 müssen an der gesetzlichen Versorgung teilnehmende Praxen elektronische Patientenakten
lesen und befüllen können. Folgende Voraussetzungen müssen hierfür geschaffen werden:

1. die Institution muss an die TI angebunden sein
2. die Institution muss das Konnektor Upgrade einspielen und
3. die Institution muss das ePA-Modul des Primärsystemherstellers erwerben und freischalten

Daneben dürfen nur Leistungserbringer, die im Besitz eines eHBA sind, auf die ePA zugreifen. Das für die Nutzung der ePA notwendige ePA-Upgrade (PTV4) der KoCoBox MED+ wird TI-Kunden der CGM nach Zulassung durch die gematik automatisch bereitgestellt und gemäß den Besonderen Geschäftsbedingungen (Absatz 24.3) berechnet.

Auf welche Deadlines muss ich achten?

Die Nutzung der ePA ist für alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Praxen ab 1. Juli 2021 gesetzlich vorgeschrieben. Beachten Sie hierbei folgenden aktuellen und wichtigen Hinweis hinsichtlich einer Übergangsregelung: Das dritte Quartal wird voraussichtlich als Übergangsphase definiert.


Noch vor dem 01.07.2021 sind nach der aktuellen Sprachregelung demnach die notwendigen Komponenten zu bestellen, der Rollout (Inbetriebnahme) ist in Q3 umzusetzen. Praxen, die dann die Voraussetzung für die Teilnahme an der ePA noch nicht geschaffen haben, droht eine Honorarkürzung des vertragsärztlichen Honorars i.H.v. 1%. Diese Angaben sind aktuell noch ohne Gewähr.


Bitte entnehmen Sie aktuelle Informationen den Praxisnachrichten der KBV oder unserer Website
www.cgm.com/ti-support

Wieso wird das ePA Upgrade berechnet?

Die Berechnung von Upgrades ist in den Besonderen Geschäftsbedingungen (BesGB) der CompuGroup Medical Deutschland AG, Business Unit Telematikinfrastruktur, vertraglich festgehalten. Softwareupgrades zur Einführung weiterer TI-Anwendungen und Upgrades, die durch wesentliche Systementwicklungen mit zusätzlichen Funktionalitäten gekennzeichnet sind, werden laut den Besonderen Geschäftsbedingungen gesondert berechnet.
Die Entwicklung der TI-Anwendungen nebst der obligat durchzuführenden Zulassung durch die gematik, die notwendige Freigabe durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie die Durchführung von Feldtests ist mit Investitionen verbunden. Investitionen, die wir als CGM für das zügige Voranschreiten der Digitalisierung im Gesundheitswesen
und der damit einhergehenden Stärkung der Wirtschaftlichkeit, Qualität und Transparenz tätigen.

Hintergrundinformation:
BesGB Abschnitt 4, Serviceleistungen, 24. Entgeltberechnung; Servicepauschale und Einzelpreise

24.3 Alle zusätzlichen Leistungen wie Softwareupgrades durch Einführung zukünftiger TI-Anwendungen oder durch Anforderungen der gematik GmbH oder des BSI wegen grundlegender Änderungen der TI in Bezug auf Sicherheitsanforderungen, Systemarchitektur etc. oder durch wesentliche Systementwicklungen mit zusätzlichen Funktionalitäten oder wegen wesentlicher Änderung von Betriebssystemen o. ä. werden gesondert berechnet. Sollten weitere Re-Zertifizierungen erforderlich werden, werden die hierdurch anfallenden zusätzlichen Kosten gesondert berechnet.Vor-Ort-Einsätze gleich welcher Art einschließlich des Einspielens von Software durch CGM oder einen von CGM beauftragten DVO werden gesondert nach der jeweils aktuellen Preisliste berechnet.

Wie hoch ist die Förderung?

Die Förderung des ePA Upgrades wurde für Ärzte wie Zahnärzte mit 400 Euro verhandelt; daneben werden die Beträge für den laufenden Betrieb des Konnektors um 4,50 Euro je Quartal angehoben.

Wie erhalten wir die Förderung?
Wir werden mit der Verfügbarkeit des Upgrades auf unserer Website die Vorgehensweisen der einzelnen Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZVen) darstellen:

Unter www.cgm.com/ti-foerderung-arzt werden Ärzte Informationen, sortiert nach den Gebieten der KVen finden;

Verschiedene KVen planen hierbei eine Erleichterung: Die Auszahlung der Beträge durch die KVen soll im Vergleich zum E-Health-Upgrade in 2020 für viele KV-Gebiete optimiert werden. Im Zuge der Übermittlung der Abrechnungsdatei an Ihre KV sollen dann Informationen wie die Konnektor-Firmwareversion oder die freigeschalteten Module übergeben werden. Somit würden Ihrer KV die notwendigen Informationen zur Erstattung vorliegen und die Auszahlung der Ihnen zustehenden Förderung kann unbürokratisch erfolgen.

Warum sind die monatlichen Betriebskosten höher als die Förderung?

Mit der ePA tritt die TI in ihre nächste Wirkstufe ein. Ziel der ePA ist die direkte Verfügbarkeit wichtiger Daten für die Behandlung und Genesung des Patienten; erstmals werden große Datenmengen hochsensibler Patientendaten direkt über die TI versendet (bisher: Speicherung auf eGK im Rahmen von NFDM und eMP). Hierdurch entstehen neue, wachsende Anforderungen an die Infrastruktur.

Ausbau der Serverstrukturen: Die Umsetzung der ePA geht mit hohen Investitionen in die Serverstrukturen und Kapazitäten des VPN zur Sicherstellung der gewohnten Performance trotz exponentiell steigenden Datenvolumens einher. Ausbau der personellen Ressourcen: Die Entwicklungs-, Zulassungs-, Schulungs- und Beratungsaufwände (gematik, TÜV, BSI) sind erheblich gestiegen und werden noch weiter steigen und müssen durch den umfassenden Ausbau der Kapazitäten abgefangen werden; der steigenden Komplexität bei der Beratung und Installation wird durch intensive Schulungen und Rezertifizierungen unserer DVOs und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begegnet.
Die CGM hat in den letzten Monaten bereits in alle Bereiche investiert; die verhandelte Förderung deckt leider den Mehraufwand nicht, weswegen die Anpassung der Betriebskostenpauschale über der Förderung liegt.

Weiterer Hinweis: Die schnelle Refinanzierung der Betriebskosten ist einfach möglich. Bereits eine ePA Erstbefüllung (10 Euro) pro Monat deckt die Betriebskosten.

Wie wird die Arbeit mit der ePA honoriert?

Im Zusammenhang mit der elektronischen Patientenakte gibt es zwei neue GOPs und auch die Erstbefüllung der ePA wird zusätzlich mit 10 Euro honoriert. Zu den konkreten Abrechnungsdetails dieser Pauschale werden derzeit noch Vereinbarungen erarbeitet. Die folgenden zwei neuen GOPs stehen aber bereits fest:

Gebührenordnungsposition (GOP) 01647: 1,67 Euro (15 Punkte); kann einmal im Quartal angesetzt werden, wenn Daten in der ePA erfasst, verarbeitet oder gespeichert werden; Zuschlag zu den Versicherten-, Grund und Konsiliarpauschalen.

Gebührenordnungsposition (GOP) 01431: 0,33 Euro (3 Punkte); findet in dem Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt und keine Videosprechstunde statt, rechnen Praxen diese GOP ab; kann bis zu viermal im Quartal für einen Patienten abgerechnet werden.

Der Erweiterte Bewertungsausschluss hat daneben festgelegt, dass die Höhe der Honorierung mit der nächsten Ausbaustufe überprüft wird und weitere Tätigkeiten berücksichtigt werden können.

Was geschieht, wenn ich das Konnektor-Upgrade nicht einspiele?

Die Nutzung der ePA ist für alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Praxen ab 1. Juli2021 gesetzlich vorgeschrieben.
Beachten Sie hierbei folgenden aktuellen und wichtigen Hinweis hinsichtlich einer Übergangsregelung: Das dritte Quartal wird voraussichtlich als Übergangsphase definiert.Noch vor dem 01.07.2021 sind nach der aktuellen Sprachregelung demnach die notwendigen Komponenten zu bestellen, der Rollout (Inbetriebnahme) ist in Q3 umzusetzen. Praxen, die dann die Voraussetzung für die Teilnahme an der ePA noch nicht geschaffen haben, droht eine Honorarkürzung des vertragsärztlichen Honorars i.H.v. 1%. Diese Angaben sind aktuell noch ohne Gewähr.

Bitte entnehmen Sie aktuelle Informationen den Praxisnachrichten der KBV oder unserer Website
www.cgm.com/ti-support

Das Upgrade des Konnektors ist eine Voraussetzung zur Teilnahme an der ePA. Daneben wird dringend empfohlen, alle von der gematik zugelassenen Produktaktualisierungen der TI stets zügig umzusetzen. Das gewährleistet jederzeit den jeweils aktuellen Funktionsumfang sowie eine höchstmögliche Stabilität und Sicherheit – für den sicheren und sektorenübergreifenden Austausch von medizinischen Informationen über die TI. Jeder Hersteller bzw. Anbieter muss zu jeder Zeit mit seiner Komponente bzw. seinem Dienst der TI die in den Spezifikationen der gematik enthaltenen Anforderungen an die Funktionalität, Interoperabilität und Sicherheit erfüllen. Der Nachweis der Sicherheit erfolgt nach den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit (BSI).
Die Anwender der TI-Komponenten sind auf Basis der vertraglichen Regelungen verpflichtet, stets mit der jeweils aktuellen (Firmware-)Version zu arbeiten, um den hohen Sicherheitsanforderungen an die TI nachzukommen (AGB 6.3).

Warum soll ich das Einspielen des Upgrades selbst übernehmen? Das müsste doch im Leistungsumfang enthalten sein?

Wie jede Technologie unterliegt auch die TI stetiger Entwicklung und stetigem Fortschritt. So wie Sie es auch gewohnt sind, Ihre Windows-Updates und Ihre Primärsoftware-Updates einzuspielen, so müssen auch die Updates der TI-Komponenten als gewissenhafte, zeitnahe Routinen verstanden werden.

So wie Sie also Ihre Programm-Updates selbst durchführen, so gehören auch die Konnektor-Updates und -Upgrades zu den notwendigen Anwenderpflichten, um den Leistungsumfang der Komponente zu erhalten. Es steht Ihnen natürlich frei, Ihren DVO auf eigene Kosten mit der Einspielung zu beauftragen.

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